Prozessberatung für IT und Fachbereiche
Alle bearbeiten ihre Aufgaben. Warum bleibt der Vorgang trotzdem liegen?
Abläufe verstehen. Übergaben klären. Verbesserungen wirksam gestalten.
Wenn Informationen mehrfach erfasst werden, Vorgänge zwischen Zuständigkeiten warten und Rückfragen zum Alltag gehören, entsteht Aufwand über den gesamten Prozess. Wir unterstützen Sie dabei, die Ursachen zu verstehen und Abläufe gemeinsam mit den Beteiligten zu verbessern.
Dabei betrachten wir fachliche Anforderungen, Verantwortlichkeiten und eingesetzte IT im Zusammenhang. Gemeinsam entwickeln wir einen praktikablen Zielablauf und vereinbaren, woran sich die Verbesserung überprüfen lässt.
Erfahrung an der Schnittstelle von Fachbereichen und IT
Unsere Beratung baut auf der Erfahrung von Martin Lummertzheim aus der Aufnahme fachbereichsübergreifender Prozesse, der Gestaltung digitaler Workflows und der Integration von Geschäftsanwendungen auf.
Zu seinen Aufgaben gehörten die Abstimmung mit Fachbereichen, die Einführung von Werkzeugen zur Prozessdokumentation sowie die Verbindung fachlicher Anforderungen mit technischen Lösungen. Diese Erfahrung prägt unseren Blick auf die Umsetzbarkeit von Veränderungen.
Wo Abläufe unnötigen Aufwand erzeugen
Wiederkehrende Schwierigkeiten entstehen häufig an Übergängen oder durch Regeln, die nicht mehr zur tatsächlichen Arbeit passen. Wir unterstützen Sie beispielsweise in folgenden Situationen:
Informationen werden mehrfach erfasst
Daten werden aus E-Mails, Tabellen und Anwendungen übertragen. Unterschiedliche Stände müssen abgeglichen werden; Fehler und Rückfragen verursachen zusätzliche Arbeit.
Vorgänge warten zwischen Zuständigkeiten
Ein Arbeitsschritt ist abgeschlossen, doch der nächste beginnt nicht. Es bleibt unklar, wer übernehmen soll, welche Informationen fehlen oder wann eine Bearbeitung erforderlich ist.
Der Ablauf hängt von einzelnen Personen ab
Erfahrene Mitarbeitende wissen, wie Sonderfälle behandelt werden. Dieses Wissen ist jedoch kaum zugänglich. Bei Abwesenheit bleiben Vorgänge liegen oder werden unterschiedlich bearbeitet.
Werkzeuge passen nur teilweise zur Arbeitsweise
Die vorhandene Anwendung unterstützt einzelne Aufgaben, während wichtige Schritte außerhalb des Systems stattfinden. Mitarbeitende gleichen diese Lücken mit eigenen Listen und Umwegen aus.
Lokale Verbesserungen verlagern den Aufwand
Ein Team bearbeitet seinen Schritt schneller, während im nachfolgenden Bereich zusätzliche Prüfung oder Nacharbeit entsteht. Der Nutzen für den gesamten Ablauf bleibt offen.
Den gesamten Ablauf verstehen, bevor einzelne Schritte verändert werden
Wir beginnen bei dem Ergebnis, das ein Prozess liefern soll. Anschließend untersuchen wir gemeinsam mit den Beteiligten, wie dieses Ergebnis tatsächlich entsteht und welche Bedingungen den Ablauf beeinflussen.
Welches Ergebnis wird benötigt?
Wir klären Zweck, Ausgangspunkt und Abschluss des betrachteten Vorgangs. Dabei unterscheiden wir notwendige Anforderungen von historisch gewachsenen Vorgehensweisen.
Wie wird tatsächlich gearbeitet?
Wir nehmen den Ablauf mit den Beteiligten auf und betrachten auch Ausnahmen, Rückfragen und manuelle Umwege. Vorhandene Dokumentation wird mit der gelebten Praxis abgeglichen.
Wo entstehen Wartezeit und Nacharbeit?
Wir untersuchen Übergaben, fehlende Informationen, Freigaben und wiederholte Bearbeitung. Beobachtungen und vermutete Ursachen werden nachvollziehbar unterschieden.
Welche Regeln und Verantwortlichkeiten werden benötigt?
Wir klären, wer einen Vorgang übernimmt, welche Informationen erforderlich sind und wie offene Fragen oder Ausnahmen behandelt werden.
Welche Veränderung ist angemessen?
Wir bewerten gemeinsam, ob klare Regeln, vereinfachte Schritte, bessere Informationen oder technische Unterstützung die festgestellte Schwierigkeit adressieren. Aufwand, Abhängigkeiten und Umsetzbarkeit fließen in die Auswahl ein.
Woran erkennen wir die Verbesserung?
Wir vereinbaren geeignete Kriterien, beispielsweise Durchlaufzeit, Rückfragen, Nacharbeit oder die Zuverlässigkeit des Ergebnisses. Anschließend prüfen wir, ob sich der gesamte Ablauf verbessert.
Die Untersuchung dient der Verbesserung des Ablaufs. Verantwortlichkeiten werden gemeinsam geklärt; Ursachen werden nicht vorschnell einzelnen Personen zugeschrieben.
Welche Schritte sollten digital unterstützt werden?
Digitale Workflows können Abläufe unterstützen, wenn Anforderungen, Zuständigkeiten und Ausnahmen ausreichend geklärt sind. Wir prüfen mit Ihnen, wo technische Unterstützung einen konkreten Nutzen erwarten lässt.
Anforderungen vor Werkzeugauswahl klären
Wir beschreiben, welche Aufgaben und Informationen unterstützt werden müssen. Daraus entstehen nachvollziehbare Kriterien für die Bewertung vorhandener oder neuer Lösungen.
Übergaben und Informationen verbinden
Wir betrachten, wie Daten erfasst, geprüft und weitergegeben werden. Dabei werden Schnittstellen, Zugriffsrechte und der Umgang mit unvollständigen Informationen berücksichtigt.
Ausnahmen und Betrieb mitdenken
Wir klären, was bei Sonderfällen oder Fehlern geschieht, wer eingreifen kann und wie Änderungen gepflegt werden. Die spätere Betreuung gehört zur Bewertung einer Lösung.
Je nach Auftrag unterstützen wir bei Anforderungsbeschreibung, fachlicher Bewertung und Abstimmung der Umsetzung. Technische Realisierung und Systemkonfiguration werden als eigener Leistungsumfang vereinbart.
Illustratives Beratungsbeispiel
Die Anforderung ist gestellt. Die Bearbeitung beginnt trotzdem nicht.
Ausgangslage
Ein Fachbereich reicht eine Anforderung per E-Mail ein. Informationen werden anschließend in eine Liste und ein Ticketsystem übertragen. Für die Bearbeitung fehlen Angaben und eine Freigabe. Rückfragen laufen über mehrere Personen; der Status ist für den Anfordernden schwer nachvollziehbar.
Unsere Untersuchung
Wir betrachten den Weg von der Anforderung bis zum Beginn der Bearbeitung. Dabei untersuchen wir benötigte Informationen, Freigaberegeln, Zuständigkeiten und die Übergaben zwischen den verwendeten Werkzeugen. Zusätzlich prüfen wir, wie mit unvollständigen Angaben und Sonderfällen umgegangen wird.
Mögliche Intervention
Eine abgestimmte Anforderungsstruktur, klare Freigabekriterien und eine nachvollziehbare Übergabe können die festgestellten Lücken adressieren. Ob zusätzlich ein digitaler Workflow erforderlich ist, wird anhand des Zielablaufs bewertet.
Überprüfung der Wirkung
Wir prüfen beispielsweise, wie lange Anforderungen bis zur Bearbeitungsfähigkeit warten, wie viele Rückfragen entstehen und ob Beteiligte den Status zuverlässig erkennen können. Dabei betrachten wir auch, ob zusätzlicher Aufwand in andere Bereiche verlagert wurde.
Dieses Beispiel veranschaulicht unseren Beratungsansatz. Es beschreibt kein konkretes Kundenprojekt.
Was Sie für die Verbesserung Ihrer Abläufe nutzen können
Abhängig von Ausgangslage und vereinbartem Auftrag entwickeln wir gemeinsam konkrete Arbeitsgrundlagen.
Darstellung des tatsächlichen Ablaufs
Eine verständliche Übersicht von Aufgaben, beteiligten Rollen, Übergaben und eingesetzten Werkzeugen. Relevante Ausnahmen und manuelle Umwege werden berücksichtigt.
Übersicht der Engpässe und Ursachenannahmen
Eine strukturierte Zusammenstellung von Wartezeiten, Rückfragen, Nacharbeit und Informationslücken. Beobachtete Schwierigkeiten werden von noch zu prüfenden Erklärungen unterschieden.
Gemeinsam entwickelter Zielablauf
Eine Beschreibung des künftigen Vorgehens mit geklärten Verantwortlichkeiten, erforderlichen Informationen und Regeln für Übergaben und Ausnahmen.
Anforderungen an die IT-Unterstützung
Eine fachliche Grundlage für die Anpassung vorhandener Anwendungen oder die Bewertung einer neuen Lösung. Sie beschreibt benötigte Funktionen und relevante Rahmenbedingungen.
Priorisierter Maßnahmenplan
Eine Übersicht der vereinbarten Veränderungen mit Zuständigkeiten, Abhängigkeiten und nächsten Schritten. Organisatorische und technische Maßnahmen werden aufeinander abgestimmt.
Kriterien zur Überprüfung der Wirkung
Ein vereinbarter Ansatz, um Umsetzung und Verbesserung zu beurteilen. Die Kriterien richten sich nach dem benötigten Ergebnis und den untersuchten Schwierigkeiten.
Welche Arbeitsgrundlagen sinnvoll sind, klären wir anhand Ihrer konkreten Fragestellung. Umfang und Ergebnisse werden vor dem Auftrag abgestimmt.
Schematisches Muster – keine Kundendaten
| Schritt | Ausgangslage | Zielablauf |
|---|---|---|
| Anforderung einreichen | E-Mail an mehrere Personen; Angaben unvollständig | Einheitliches Anforderungsformular mit Pflichtangaben |
| Freigabe erteilen | Unklare Zuständigkeit; Rückfragen per E-Mail | Benannte Freigaberolle mit klaren Kriterien |
| Bearbeitung beginnen | Vorgang wartet, bis jemand übernimmt | Verbindliche Übergabe mit sichtbarem Status |
| Status rückmelden | Anfordernde fragen individuell nach | Automatische Statusinformation an den Anfordernden |
Mit einem abgegrenzten Vorgang beginnen
Ein Beratungsauftrag kann zunächst einen konkreten Ablauf behandeln: eine wiederkehrende Freigabe, die Bearbeitung einer Anforderung oder eine Übergabe zwischen Fachbereich und IT.
- Fragestellung eingrenzen: Wir klären, welches Ergebnis benötigt wird, wo Schwierigkeiten auftreten und welche Beteiligten einbezogen werden sollten.
- Ablauf gemeinsam untersuchen: Wir vereinbaren Umfang und Vorgehen, betrachten geeignete Beispiele und gleichen die Sichtweisen der Beteiligten ab.
- Veränderung erproben und überprüfen: Wir entwickeln einen passenden Zielablauf und unterstützen bei der Abstimmung der nächsten Schritte. Eine abgegrenzte Erprobung kann zeigen, ob die Veränderung im Arbeitsalltag funktioniert.
Umfang, Format und zeitlicher Rahmen richten sich nach dem vereinbarten Auftrag.
Welcher Vorgang verursacht bei Ihnen immer wieder Rückfragen und Wartezeiten?
Schildern Sie uns kurz Ihre Situation. Im ersten Gespräch klären wir den betroffenen Ablauf, das gewünschte Ergebnis und ob unsere Beratung zu Ihrem Bedarf passt. Anschließend stimmen wir einen möglichen Auftrag ab.
Ihre Anfrage ist unverbindlich.
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